¿Qué tan bueno es el Workflow de tu organización?

No todas las organizaciones saben contestar a la pregunta: ¿Cada cuánto tiempo entregas valor? Quizás tú tampoco lo sepas. No te preocupes suele pasar. Se suele no tener en cuenta a nuestro Workflow.

Mi encuentro con el Workflow lo tuve en el mundo jurídico, cuando ejercía como abogado en un despacho internacional. Todos los procesos estaban llenos de deadlines. Muchas veces ya dados por la propia legislación.

Le agradezco al mundo del Derecho por enseñarme a darme cuenta, de forma patente, que siempre había que entregar valor. Si no le entregábamos valor a nuestro cliente iba a perder mucho y nosotros seguramente lo íbamos a perder también.

Nuestro jefe, con mucha experiencia nos decía: «Me da igual dónde y cómo quieran trabajar ustedes, ya saben que tenemos un plazo. Si quieren trabajar aquí en el despacho, en un café, si se quieren ir de viaje, ir a trabajar a sus casas o in situ con sus clientes. Me da igual, yo quiero que entreguen en tiempo y forma.«

Aprendimos a tener una cadencia de entregas. Quizás fue después muy negrero porque teníamos muchos procesos a la vez pero al menos había un ritmo de trabajo claro.

No todos los trabajos tienen un workflow claro. Sí, es verdad que podemos trabajar en una planta y ya respetar un proceso. Es verdad también que podríamos automatizar nuestros procesos y hacer ya de una vez por todas nuestra Transformación Digital. Si estás en este caso te recomiendo a nuestros amigos de Optimotion. Pero si estás ante un mundo complejo (seguramente sí), te recomiendo mucho sumar con nosotros. Quizás te pueda servir mucho este post.

 

I. El mundo complejo

 

De entrada, date cuenta que estamos ante un mundo complejo. En el mundo complejo es multifactorial, no hay una respuesta segura. No lo podemos predecir tal cual. El mundo complicado, que a veces pareciera que algunos creen que seguimos ahí, puede ser difícil pero hay un camino, una fórmula. Por ejemplo: construir un AirBus, reparar una maquinaria, hacer una MacBook Air.

Por otro lado, el mundo complejo puede ser tu Cambio Organizacional, lanzar una nueva política o práctica. Por tanto, no puedes pretender que todo saldrá como lo pensaste; no puedes imponer una solución lineal. Ante un mundo complejo necesitamos un pensamiento sistémico y ante una nueva estrategia, además necesitamos pensar sistémicamente y hacer una buena Estrategia de Futuros.

Hace unos años, en Polymath, creamos el Complex Game para que todos estemos alineados en este pequeño detalle, el mundo complejo. Tiene mucho impacto en la forma que concebimos al liderazgo. De una vez pasar del management al liderazgo compartido. Ya lo veremos a profundidad en próximos posts. Igualmente partir de esta realidad nos va a ayudar a entender mejor nuestro workflow.

 

II. El tiempo que perdemos

 

Sumado a que no siempre somos conscientes del mundo complejo en el que vivimos, surge otro pequeño problema: no somos conscientes del tiempo que perdemos. Según un estudio de Gary Hamel y su equipo sólo en USA se pierden 3 trillones de dólares al año. Lo que se conoce como la Organizational Debt. Ponte a pensar en el tiempo de juntas innecesarias que tienes. La famosa frase de: «Esa junta pudo haber sido un correo.» Es toda una realidad de todos los días. Cuestionamos más un gasto de 500 dólares que las miles de juntas innecesarias que se tienen en nuestras organizaciones.

“Waste is a crime against society more than a business loss.” – Taiichi Ohno

Tenemos que pensar realmente en el tiempo valioso que nos dan las personas cada día en nuestras organizaciones. Tenemos que hacer que ese tiempo valga la pena.

El buen Taiichi Ohno, padre de la agilidad, nos inspiró ya hace un buen tiempo con la creación del Toyota Production System. Hizo una clasificación de tipos de desperdicios. Muri: desperdicio irracional por perder tiempo en cosas innecesarias. Mura: desperdicio por inconsistencia y falta de disciplina. Muda: desperdicio por resultados, no saber priorizar, no tomar en cuenta las verdaderas necesidades del usuario, no tomar decisiones con base en datos.

Cuando vemos a nuestra organización como un Sistema Operativo de Trabajo podemos ver distintas interconexiones. Por ejemplo: no podríamos mejorar nuestro workflow, si tenemos equipos enormes; o bien si trabajamos por silos. No podemos mejorar nuestro workflow si tenemos un sinfín de juntas.

Igualmente hay muchas consecuencias tanto positivas como negativas si mejoramos nuestro workflow. Por ejemplo: si mejoramos nuestro Workflow, seguramente puede tener un impacto en innovación al tener una entrega de valor más constante. Incluso nuestra Seguridad Psicológica podría tener un impacto positivo, ya que perderíamos menos el tiempo. Sentimos que hacemos más con nuestro tiempo.

 

III. Adopción de un Marco de Trabajo de Agilidad

 

Si tomamos un marco de trabajo ágil nos podría ayudar a cambiar positivamente a nuestro workflow.

Ya le hemos dedicado muchos posts a la agilidad pero a estos efectos tomaremos en cuenta dos puntos para que el workflow sea impactado positivamente:

1. Si tus sprints de trabajo son mayores a dos semanas entonces no es agilidad. Bien podría ser que no estés dividiendo bien tu trabajo o proyecto.
2. Al final de cada sprint hay una entrega de valor a tu usuario final. No son tareas pequeñas que haces, no es un mero checklist. Es muy importante que tu product owner (si utilizas un marco de trabajo ágil) o bien a quien le entregas valor, sea quien conozca el proyecto o el producto que estás entregando o bien esté en contacto constante con el usuario final.

Este podría ser un marco clásico de Agile que recomendamos en Polymath.

Aquí tenemos que considerar, además, otro factor. Está la tentación de quitarnos nuestra junta diaria. Bien como dicen en Agile, ‘Stand-up Meeting’ porque son juntas tan rápidas y concretas que no nos da tiempo a sentarnos, las podemos hacer de pie perfectamente. Podríamos quitar esa Daily Meeting pero, en nuestra experiencia, los problemas que podríamos solucionar ahí en corto, se van quedando si no la resolvemos inmediatamente. Haciendo que nos atrasemos en nuestro sprint e incluso podamos perder un poco la confianza en nuestros compañeros. Vale la pena ir paso a paso, sin desesperarnos.

En nuestra experiencia en Polymath los primeros dos sprints no van a salir bien pero a partir del tercero los colaboradores ya no quieren volver al mundo de antes.

 

IV. Tu ancho de banda o Work In Progress

 

También es muy importante ser conscientes del ancho de banda o Work in Progress o bien, de tu capacidad de entregar valor la podemos ver en dos momentos.

En un primer momento al estar formando a nuestros Agile Teams. Esto es muy sencillo.

• ¿Cuál es el trabajo que hay que hacer? Producto, Servicio, Proyecto.
• ¿Qué expertise necesitas para realizar ese proyecto? Un vendedor, desarrollador, gestor de servicio, administración, marketing.
• ¿Qué personas tienes hoy con ese expertise? Ese es tu equipo ni más ni menos personas.

Bien en términos futboleros vale la pena ver si tienes: portero, defensa, medios y delanteros. Si no tienes un expertise pues lo siento no tienes un equipo. Tu ancho de banda no da para formar un equipo.

Nos ha pasado atender a organizaciones que les decimos: «No tienes ancho de banda suficiente para llevar a cabo un proyecto.» Además que están trabajando con silos. Ahí están tus cuellos de botella. Ahí te vas a detener. De ahí que valga la pena co-crear verdaderas estructuras de valor.

Un segundo momento que te puedes dar cuenta de tu ancho de banda es al terminar al proyecto o incluso antes. Al inicio que haces tus KPIs puedes poner un tag en tu proyecto: «Cambios de última hora.» «Retraso en entregas», «Retrabajo». Hazlo y mapea todos tus proyectos. Muchas veces, tristemente, son los «líderes» quienes provocan estos cuellos de botella porque están alejados de los proyectos y sus colaboradores. Bien cuando tenemos puros project managers que lo único que hacemos es sumarle complejidad y burocracia a los proyectos. Siendo esto un claro síntoma de desconfianza.

 

IV. Aprender a decir no

 

Un buen síntoma de que vas mejorando ese workflow es cuando los equipos comienzan a rechazar proyectos. Con el simple motivo que ahora no nos podemos comprometer. Cuando decimos a nuestros líderes o peers: «Ese cambio que me pides va a atrasar todo. ¿Qué es lo que quieres que deje de entregar para entregarte ese valor que me pides?»

 

Epílogo

Quizás te has quedado un poco pasmado y te preguntas: «Pero, ¿cómo que puedo permitir a mis equipos que rechacen proyectos?» Créeme que me vas a agradecer este consejo o más adelante, cuando estés ante esta situación te acordarás de este post.

Recuerda que no existe el multitasking. Que perdemos mucho tiempo brincando de proyecto en proyecto. Que vale la pena terminar bien los proyectos y antes. En aquel despacho entendíamos muy bien las entregas pero no entendíamos la saturación por proyectos y que terminábamos reventados y no con el mejor proyecto que digamos.

Por otro lado, recuerda que al final a tu cliente no le va a importar, cuánta capacidad de trabajo tienes. Lo que le va a importar a tu cliente es cada cuándo le entregas valor. Como cuando vas al OXXO o al Starbucks a comprar un café. Verás la dichosa segunda caja cerrada. Ahí verás manifestada, indirectamente, la visión del mundo complejo que tienen. Si tiene que seguir el proceso lineal o bien si apuestas por la autonomía y que tus colaboradores crezcan en sentido común y criterio.

Diría mi amigo, colega y mentor Bob Gower: “I think people at work are happiest when we are productive. When we are building a product we believe in. And also the happier we are, frankly, the faster we are going to move.» 

Eso lo comprobamos con nuestros clientes que toman nuestro Faster, Better, Happier! Cómo se van descomplicando, cómo van entregando valor y desde un inicio tienen quick wins.

Por tanto, ¿quieres mejorar tu workflow? Empodera a tus equipos a decir ‘no’; da autonomía a tus equipos para controlar su workflow; y crea cadencias de entrega (adapta un marco de trabajo ágil).

¡Nos vemos co-creando organizaciones ambidiestras!