La toma de decisiones

Tomar decisiones, cuesta.

Queremos una vida segura pero lo único seguro que tenemos, es que algún día moriremos. En este post veremos la toma de decisiones.

A veces parecemos pesados con esto pero es una realidad que cada vez nos topamos más. Si no está claro, hacia dónde vamos; y qué necesidad resolvemos y a quién (nuestro propósito); y cómo resolvemos esa necesidad (nuestra estrategia) vamos a poner más difícil el poder tomar decisiones y que además sean buenas decisiones. Bien vamos a armar una buena anarquía pero sin que nadie sepa a dónde ir.

Cuando la organización se preocupa y ocupa en resolver, o al menos a tener clarísimo su propósito y estrategia; tiene gran parte del problema ganado. En este sentido justo ayer nos buscó una organización grande del sector financiero. Nos decían que habían entrevistado a 15 de sus directores y les preguntaron: ¿cuál era la estrategia de la organización? Recibieron 15 respuestas diferentes.

¿En tu organización la estrategia está clara?

Quizás justo ahora te estarás preguntando: «Si en mi organización tampoco tienen clara la estrategia, ¿puedo hacer algo?» La toma de decisiones la podrías realizar en donde está tu zona de control; al menos con tu equipo.

En Org Design, decimos que hay una regla clara: «La organización decide el qué y el equipo el cómo.» Es decir, si las metas están claras, si la estrategia igualmente pues corresponde a los equipos autogestionarse para alcanzarlo. Decidan el cómo se trabaja, cómo nos organizaremos para llegar a ello.

Tienes mucho de ganancia igualmente si ya utilizas OKRs y están bien hechos y conectados entre ellos. Entonces tienes una zona de colaboración natural. Que sería al inicio o final de cada Quarter (como lo quieras ver). Ahí los VPs (sería bueno que fueran tus product owners o bien los líderes de tus team of teams) van compartiendo, cómo fueron avanzando en su quarter; si hay que ajustarse, pulir o redefinir objetivos. Si apuestas por el Strategic Foresight, igualmente puedes traer ahí y compartir el monitoreo. Este corte natural se puede convertir, en una buena zona de colaboración, showroom y productividad de la organización.

Bien, ahora descendamos al día a día de los equipos. ¿Cómo distribuir autoridad? ¿Cómo podemos tomar decisiones?

Una vía que nos gusta mucho en Polymath, es el Sistema Operativo de Trabajo, inspirado en The Ready. Para nosotros la toma de decisiones es una muestra de liderazgo. Por tanto, la claridad en ellas o en la falta de claridad de ellas, impacta positivamente o negativamente en el liderazgo.

El Sistema Operativo de Trabajo (OS System) puede ser el ABC de tu organización o bien puede ser el ABC de tu equipo. El OS System está pensado para explicitar estos pilares de la organización. Muchas cosas son implícitas y lo ideal es que estuvieran explícitas.

Bien, podríamos utilizar un sistema operativo más pequeño y a escala, que es el Team Chart. Igualmente, podríamos ubicarlo en los Límites. ¿Qué es lo que sí puedo realizar sin autorización y qué no? ¿Qué restricciones tenemos?

Podríamos hacer un Zoom-In a la toma de decisiones. Si utilizas algún un marco de trabajo ágil vale la pena que en el Kick-Off Meeting co-diseñes tu Team Chart o bien tu Sistema Operativo de Trabajo. Es ahí donde se pondrán de acuerdo en el cómo vamos a trabajar en este grupo u organización. Vale la pena que todo se resuelva en cómo nos organizamos desde un inicio para no detenernos a cada rato. Tantos proyectos y organizaciones hemos acompañado en sus sprints y en hacer sus proyectos realidad; y siempre nos dicen que este Team Chart les salva de mucho y les ayuda a desburocratizar.

En Polymath además incluimos un Chart de Decisiones donde distribuimos la toma de decisiones. Es más fácil poner los supuestos en que se decide de una u otra manera.

1. Los Roles ayuda mucho saber cuál es mi función aquí. No hay que confundir a los roles con el expertise. Si utilizas un marco de trabajo ágil podemos decidir quién sera el Scrum Master. Si no utilizas ningún marco de trabajo ágil podría ser un facilitador, el que está a cargo de que las cosas suceden. El Product Owner que es tu usuario final a quien entregas valor; o bien el que está más en contacto con el usuario final o tiene la visión del proyecto. Finalmente, están los developers, el equipo operativo. Podrías agregar a un escribiente; que es que se encarga de que todo quede en un sólo lugar.
2. Un Waterline, esto es, poner un límite de qué decisiones podemos tomar sin permiso. ¿Cuál es el límite de este equipo? Es una cuestión de presupuesto, de áreas de trabajo, de decisiones estratégicas.
3. Un Consejo: podemos nombrar personas que ante una situación sean los encargados de decidir. Asuntos que se tengan que ver con dirección, por ejemplo.
4. Consentimiento: dónde nos interesa sumar diferentes puntos de vista. La dirección del nuevo equipo; una lluvia de ideas.
5. Derechos por rol: el lead por expertise que decíamos anteriormente. Dirige la persona que esté más cerca al trabajo que hay que hacer. Si tenemos equipos multidisciplinarios, ayuda mucho; porque en esa parte del proyecto que se cargue más hacia un expertise no deberíamos contradecirle ni hacer micromanagement. Porque de lo contrario podemos entorpecer.
6. Optimizar: ¿qué cosas no requieren permiso? Enviar correos sin autorización; gastar lo que se tenga que gastar sin autorización pero con un límite de budget; comunicarse con otros departamentos. ¿Qué cosas tan absurdas tienes que pedir permiso hoy en tu equipo? Bueno, ahí puedes optimizar claramente.

II. Decisiones Colectivas

Las Decisiones Colectivas se utilizan mucho en sistemas maduros; en organizaciones maduras, abiertas a escuchar y a co-crear. Aquí te presentamos sólo algunos tipos de decisiones colectivas.

A. En el Design Sprint: Entre todas las maravillas que te puede ayudar un Design Sprint es a facilitar la toma de decisiones. Hay alguien del equipo que tiene el voto de calidad que suele ser el director o líder del proyecto. Quién podrá votar sobre qué camino tomará el proyecto pero con todos los insights previos; ya con conciencia.

B. Braintrust: Este proceso ya muy conocido es utilizado por Pixar para la realización de sus películas. Se exponen los avances de las películas, se da el feedback; les dicen lo que no les hace sentido o no se entiende. Los miembros del equipo con base en el Braintrust toman una decisión. Así han dado un giro sus películas. Es un pequeño prototipo.

C. Integrative Decision Making: En la metodología Holacracy que es un meta framework de distribución de autoridad que nos lleva a la autogestión para que cualquiera de la organización pueda activar el cambio. Holacracy es consciente que puede haber cuellos de botella por no tomar decisiones.

Puede llevar este orden que te exponemos a continuación.

Epílogo

Tomar decisiones es un hábito. Tomamos miles de decisiones en el día; gran parte de ellas de manera inconsciente. Podemos teorizar y teorizar pero hasta que no lo ponemos en práctica; hasta que no empezamos a tomar decisiones conscientes vamos a avanzar. Para ello necesitamos madurar en las organizaciones. Ser más humildes, para escuchar a los demás y saber que los líderes no pueden saber todo; que vale la pena sumar distintos puntos de vista. En el camino sin duda alguna nos haremos mejores.

¡Nos vemos reinventando a tu organización y al trabajo mismo!